Subconcesiones


Objetivo de la Unidad

Trabajar en estrecha colaboración con el Director para establecer un plan de trabajo para adjudicar y administrar Subconcesiones, emitidos a través de los mecanismos RFA o APS.  El plan establece las distintas etapas del Ciclo de Subconcesiones que comienza con la preparación de las bases del RFA/APS y finalizan con el cierre de cada Subconcesión otorgada.

Funciones de la Unidad

Durante la Pre-adjudicación:

  •  Acompañar y asesorar la elaboración de bases de los mecanismos por los cuales se otorgarán subconcesiones.
  • Publicar, dar respuesta y realizar la reunión de preguntas y respuestas para las organizaciones interesadas en aplicar.
  • Convocar y liderar el Comité de Revisión de Aplicaciones para analizar y calificar cada propuesta de acuerdo a los criterios de evaluación publicados.
  • Dar seguimiento a solicitudes del Comité y Director sobre cuestionamientos y/o cambios que requieran sobre las propuestas presentadas por las organizaciones aplicantes.
  • Notificar a las organizaciones aplicantes de las etapas de evaluación que siguen sus propuestas, o bien la negativa de seguir en el proceso de adjudicación.
  • Realizar los borradores y documentación pertinente para la firma de un convenio, tramitando ante el donante y coordinando con Casa Matriz·         Coordinar con el nuevo socio la firma del convenio y realizar reunión de inicio para dar lineamientos, incluyendo a todo el equipo del CSP y consorcio.

Durante la Implementación:

  • Revisar y analizar los informes programáticos de los socios para garantizar que las actividades se implementen y planifiquen de acuerdo con el convenio firmado.
  • Revisar los informes financieros para asegurarse de que el gasto esté en línea con lo que se informó de manera programática.
  • Revisar las actividades incluidas en los planes de trabajo de los socios y asegurarse de que cada socio alcance sus resultados bajo el convenio de subconcesión otorgada.
  • Programar reuniones y llevar a cabo supervisión directa a los socios.
  • Identificar necesidades de apoyo y ofrecer a los socios el apoyo para cubrirlas por medio los oficiales de subconcesiones.
  • Brindar asistencia durante la implementación del convenio de la subconcesión, y está a cargo de resolver cualquier consulta relacionada con temas técnicos o financieros.
  • Garantizar que CONVIVIMOS abrirá un archivo para cada subconcesión otorgada y que se complete de acuerdo con las regulaciones de USAID y Mercy Corps, incluidos los informes de monitoreo.
  • Responsable de cumplir con los requisitos de EMMP para los proyectos implementados (excepto proyectos de infraestructura).
  • Fortalecimiento administrativo, financiero y de programas de acuerdo con el plan OCI y cláusulas especiales contenidas en el convenio.

Resultados obtenidos

  • Adjudicación de casi USD 12 millones de dólares a través de convenios de 24 subconcesiones durante la implementación; trabajando con 4 socios del Consorcio y 17 socios de corto plazo.

Actividades que realiza el equipo de Subconcesiones

Para el cumplimiento de las Regulación 216 de Medio Ambiente de USAID. Se realizaron procesos de formación para la realización de monitoreo ambiental, acorde a las medidas de mitigación de los Planes de Mitigación y Monitoreo Ambiental. En estos procesos participan todos los socios del Proyecto CONVIVIMOS.

Parte de las acciones de monitoreo que realizan los socios son:

Verificación de la limpieza de los lugares en donde se realizan actividades.

Utilización de cristalería para la alimentación.

Aplicación de otras recomendaciones para la Formación del equipo colaborador de los socios en temas de medio ambiente. 

  • Diplomado de Educación Ambiental con énfasis en cambio climático.
  • Normas para la Reducción del Riesgo a Desastres en Eventos Socio-organizativos.
  • Manejo de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos.
  • Legislación nacional vigente en Guatemala sobre medio ambiente.
  • Manejo y aplicación de pinturas.

Las organizaciones que nos han apoyado en la formación para los socios son:

  • Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres 
  • Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales
  • Asociación E-Waste de Guatemala
  • Pinturas Paleta, Grupo G-Solid

Durante la implementación del proyecto CONVIVIMOS la Unida de Subcomisiones año con año llevó a cabo un Taller para identificar el Índice de Capacidad Organizacional de cada uno de los socios del Consorcio.  Para ello utilizó la herramienta conocida como OCI (por sus siglas en inglés), cuyo enfoque es el siguiente:

  • Se centra en el desarrollo de capacidades a largo plazo de la organización
  • Permite que el personal de la organización pueda priorizar las áreas de debilidad
  • Es holístico ya que abarca desde la evaluación de las capacidades de la organización a la creación de un plan para el desarrollo de sus propias capacidades
  • Crear una línea base para medir la efectividad de los esfuerzos del desarrollo de capacidades
  • Incluye herramientas, manuales y guías para ayudar con el desarrollo de capacidades

Como producto de estas evaluaciones anuales la Unidad de Sub Concesiones implementó año con año, un plan de fortalecimiento Institucional, el cual permitió capacitar a los socios en todas aquellas áreas que fueron identificadas por ellos mismos como prioritarias durante los talleres OCI, habiéndose impartido entre otras las siguientes capacitaciones:

  • Regulaciones USAID
  • Gerencia y Liderazgo (Planeación estratégica)
  • Compras y contrataciones
  • Proveedor Preferente
  • Gestión de Recursos Humanos
  • Legislación Laboral
  • Monitoreo y Evaluación
  • Presupuestos, controles financiero e Inventarios
  • Medios de comunicación y cómo abordarlos
  • Comunicación y trabajo en equipo
  • Género y Masculinidades
  • Cómo elaborar un Plan de Seguridad
  • Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
  • Incidencia Política
  • Gestión de Proyectos (PMD-PRO)
  • Autocuidado
  • Leyes de participación ciudadana
  • Salud Integral
  • Nutrición
  • Comunicación asertiva
  • Legislación Ambiental
  • Diplomado en Gestión Ambiental con énfasis en cambio climático
  • Manejo de residuos electrónicos